La oficina digital

La oficina, un lugar tan antiguo como la propia palabra (proveniente del latín officium). Es un concepto que se relaciona directamente con el trabajo y la empresa, que a veces puede ser un lugar concreto (o itinerante) o una noción abstracta de una posición formal. Hasta hace muy pocos años analógica y que hoy trata de adaptarse a los constantes cambios del nuevo mundo digital.

Sobre este proceso de adaptación trató el pasado evento del Centro de Innovación BBVA: tecnologías que importan, la oficina digital. Gracias al MIT Enterprise Forum Spain pudimos conocer de mano de unos ponentes de alto nivel los cambios que afectan a la oficina, y por extensión a como se desarrollan los negocios en la actualidad. Contamos con la presencia virtual de Andrew McAffe (MIT Sloan School of Management), Evgeny Kaganer (IESE) y Genis Roca (Socio de la consultora RocaSalvatella).

El impacto de la tecnología en la empresa

Internet y los dispositivos móviles son los principales catalizadores del cambio

Desde la aparición de los primeros ordenadores en la empresa, allá por los años 80, la onda expansiva de la explosión digital ha afectado a todo el mundo en todos los aspectos. Aquí nos referimos al impacto en la economía, en las competencias profesionales de los trabajadores, la obsolescencia acelerada de algunas empresas y la expansión imparable de otras.

Existen dos nociones de oficina: la física y la abstracta. En el primer caso hablamos de ese punto de encuentro en el mundo real entre directivos, empleados,  proveedores, clientes y demás actores, en el segundo hablamos del concepto organizativo de la misma. Pues bien, las nuevas tecnologías están acelerando el cambio de ambas nociones, siendo los principales catalizadores Internet y los nuevos dispositivos.

Los nuevos dispositivos permiten al usuario seleccionar el más adecuado según el contexto en el que se encuentre. Por ejemplo, antes los comerciales visitaban a los clientes con un maletín lleno de libros y papeles, mostraban sus productos y servicios mediante medios analógicos, tomaban el pedido en papel y no lo entregaban hasta volver a pasar por la oficina. Esto ha cambiado, a día de hoy un comercial no tendría ni porque pisar la oficina, ya que podría tener su catálogo actualizado siempre accesible y enviar el pedido nada más salir de la visita a su cliente. Esto sólo ha sido posible gracias a los dispositivos móviles e Internet.

Igualmente, desde el punto de vista abstracto, las organizaciones están cambiando radicalmente. Con la tecnología las empresas pueden hacer más con un menor tamaño, en muchos casos fomentando la externalización de proyectos, outsourcing y crowdsourcing. Para verlo claramente os ponemos un ejemplo propio. En Cycle-IT estamos ya acostumbrados a trabajar en remoto con clientes y proveedores. En nuestro caso la integración de equipos geográficamente distribuidos es el día a día. Podemos realizar una consultoría en remoto, recibir RFPs vía mail y entregar un proyecto totalmente acabado en cualquier parte de España y del mundo sin movernos de nuestras oficinas en Madrid. Todo esto afecta a como nos organizamos nosotros y nuestros clientes internamente, ya que si estos medios no estuvieran disponibles nuestro trabajo diario sería muy distinto.

Pero la tecnología no sólo afecta a la oficina en sí. También afecta a las personas que las habitan, que corren un riesgo enorme de ser excluidas del mercado laboral por no disponer de las competencias requeridas para las nuevas formas de trabajar. Todo esto sin contar con el impacto que tendrá la próxima generalización de la Inteligencia Artificial en nuestro día a día. Ya vemos los primeros envites con la automatización de tareas y procesos de producción: los ordenadores calculan y actúan más rápido que cualquier persona y cada vez son capaces de tomar mejores decisiones en más ámbitos. Con esta perspectiva, el reciclaje profesional de gran parte de la población es necesario si en el futuro queremos ver como se reducen las tasas de desempleo, excesivamente altas en muchos países.

Ahora bien, para que este futuro sea factible muchas empresas se deberán adaptar o desaparecerán a favor de nuevas empresas y emprendedores que sepan sacarle partido a las nuevas herramientas. Y para hacer esto, también hay que saber hacerlo, ya que el error común de cualquier empresa es intentar adaptar directamente el mundo digital a  ”su mundo analógico”, cuando es lo contrario.

Es la empresa la que tiene que adaptar sus procesos, desarrollar y adquirir software que le diferencie de su competencia y definir una estrategia (digital) adaptada a los nuevos tiempos. Para ello deberá centrarse en sus interacciones y conexiones con el mundo digital. Como expuso Evgeny Kaganer, no nos imaginemos un futuro como el de Matrix, en el que los humanos están “durmiendo” y son las máquinas las que controlan el mundo. Debemos estar despiertos y ser nosotros los que hagamos a las máquinas trabajar para cumplir nuestros objetivos. Integrar el mundo digital en el analógico, no al contrario, porque “no cabe”.

Transformando el sistema productivo

La tecnología sólo es relevante cuando transforma el sistema productivo

Igualmente es el trabajador el que debe poner todo su empeño en no quedarse fuera. Hace unos años todo el mundo miraba al futuro y la evolución tecnológica con ilusión. Nos ilusionaba la imagen de un futuro mejor. En cambio, el efecto real está siendo el contrario: el progreso está produciendo altos niveles de estrés, sobre todo en los trabajadores.

Como comentó Genis Roca, la tecnología sólo es relevante cuando transforma el sistema productivo, y cuando se inicia una transformación del sistema productivo detrás vienen todos los demás. Actualmente estamos inmersos en varios procesos de transformación por lo que las personas también se han de transformar y adaptar. Cuando te ves fuera de la transformación o te estás quedando atrás es cuando aparece ese estrés.

Si le echáis un ojo a su artículo Las etapas de Internet podemos ver las distintas fases por las que ya hemos pasado, pero no conocemos hasta donde va a llegar la transformación. Si analizamos el acontecimiento histórico similar más próximo, la revolución industrial, vemos que fue un periodo comprendido entre el año 1750 (inicio de la primera etapa) y el 1914 (fin de la segunda etapa). ¡Más de 150 años de transformación! Actualmente podemos decir que llevamos 20 años de revolución digital, por lo que perfectamente nos pueden quedar otros 30 años de cambios intensos por delante.

Esta duración tiene sentido ya que, aunque los cambios se producen mucho más rápido que antes, se deben adaptar los procesos y como mínimo debe haber un cambio generacional para que se pueda dar por concluido el ciclo. Mientras tanto, somos los profesionales de hoy los que tenemos que llevar adelante este cambio y a la misma vez no quedarnos obsoletos. Todo un reto para nuestra generación.

Este cambio debe llegar de arriba hacia abajo en el organigrama empresarial. Primero debe adaptarse la directiva, luego los mandos intermedios y por último a la capa operativa. Todas las empresas de todos los sectores pueden incorporar Internet y los nuevos dispositivos para mejorar sus procesos, pero para hacerse debe contar con un equipo de maduros digitales.

Los equipos que van a trabajar durante los próximos 30 años deben estar compuestos por profesionales que sepan traer de casa información, formación, herramientas y networking. Hasta el momento era la empresa la que proveía de estos elementos, pero con el ritmo de cambios actual el profesional debe esforzarse y trabajar también en esta línea para poder cumplir con lo que se espera de él. Igualmente, el directivo debe cambiar y hacer lo propio, además de detectar las nuevas competencias profesionales que harán que su negocio avance acorde al cambio.

Así hay nuevas competencias profesionales a tener en cuenta. Las competencias digitales. Genis Roca propone las siguientes:

• Cultura digital. Con capacidad para desenvolverse profesional y personalmente en la sociedad del conocimiento.
• Gestión de la información. Capacidad de obtener, evaluar y organizar la información.
• Visión estratégica. Permite comprender el fenómeno digital para orientar las líneas estratégicas de la organización.
• Liderazgo digital. Capacidad para dirigir y coordinar equipos de trabajo en red en entornos digitales.
• Comunicación digital. Permite comunicarse, relacionarse y colaborar de forma eficiente con herramientas y entornos digitales.
• Orientación al cliente. El nuevo trabajador debe ayudar o servir a los clientes o usuarios, comprender y satisfacer sus necesidades.
• Aprendizaje continuo. Aprender con y para los entornos digitales.
• Trabajo en red. Es la capacidad que nos parece más importante, que es la base para poder trabajar, colaborar y cooperar en el entorno digital.

Estas competencias, al igual que las tradicionales, son medibles y evaluables; y si no se tienen, se pueden desarrollar trabajándolas con dedicación.

Si no se dispone de ellas los CIOs y CTOs de las empresas pueden dar todas las herramientas tecnológicas imaginables pero será como predicar en el desierto. Los profesionales tecnológicos de las empresas son los motores del cambio, pero deben contar con el apoyo y colaboración del resto de direcciones.

Realmente nos apetecía mucho compartir estos contenidos con todos vosotros, ya que viéndolos de una forma organizada son de gran utilidad para comprender qué está pasando en la actualidad y qué nos puede deparar el futuro. Vivimos un momento histórico y, aunque en algunos momentos nos pueda estresar, el futuro es prometedor.

Por último nos gustaría invitaros a tener feedback sobre el artículo. Que no os de vergüenza poner vuestro comentarios, ya sea para extender la información o para exponer posturas distintas. ¡Todos serán bien recibidos!